A vállalkozások számára kiemelten fontos a vállalati gépjárműhasználat költségeinek pontos és NAV-kompatibilis elszámolása. A Hrportal összegyűjtötte a 2025 évre vonatkozóan a hatályos szabályok és adatok alapján, hogyan számolhatók el az üzleti utak költségei kilométerdíj formájában, és miként történik az üzemanyag-elszámolás.
A kilométerdíj (más néven kiküldetési rendelvény alapján történő költségtérítés) egy kulcsfontosságú eszköz a cégek és egyéni vállalkozók számára, hogy elszámolják az üzleti célú utazások költségeit, amikor a munkavállalók a saját vagy céges gépjárművet használják. Ez a térítés különösen lényeges a mobil munkavégzés, értékesítés, szerviz vagy kiszállítás során felmerülő utazások esetén.
A kilométerdíj célja, hogy adómentesen kompenzálja a magánszemély gépjárművének üzleti célú használatából eredő kiadásokat, ami jelentős megtakarítást jelenthet a vállalkozásoknak.
Kilométerdíj számítása 2025
A kilométerdíj térítés két fő részből áll:
- Üzemanyagköltség: Ez az adott gépjárműre vonatkozó üzemanyag-fogyasztási norma és a NAV által közzétett üzemanyagár alapján kerül meghatározásra.
- Amortizációs/Fenntartási Költség: Ez a gépjármű kopását, karbantartását és egyéb, az üzemeltetéssel járó általános költségeit fedezi.
Számítási képlet:
[(megtett km / 100) × fogyasztási norma × NAV üzemanyagár] + (megtett km × 15 Ft)
Példa:
Egy 1600 cm³-es dízelautóval 800 km-t tettek meg:
- Fogyasztás: 7,6 l/100 km
- NAV gázolajár (2025. május): 621 Ft/l
Üzemanyagköltség = (800 / 100) × 7,6 × 621 = 37,795 Ft
Normaköltség = 800 × 15 = 12,000 Ft
Összesen: 49,795 Ft
Üzemanyag-elszámolás
Az üzemanyag-elszámolás alapja továbbra is a precíz útnyilvántartás és a kilométeróra állások dokumentálása. Ennek hiányában az elszámolás nem tekinthető szabályszerűnek.
- Kiküldetési rendelvény: Ez a dokumentum szolgál az elszámolás alapjául. Tartalmaznia kell:
- A gépjármű adatait (típus, rendszám)
- A kiküldetés célját, útvonalát
- Az indulás és érkezés dátumát és időpontját
- A kilométeróra állását az induláskor és az érkezéskor
- A megtett kilométert
- A kifizetett költségtérítés összegét
- Az utat elrendelő és a gépjárművet használó személy aláírását.
- Üzemanyag-számlák: Fontos tudni, hogy a normaköltség alapú elszámolásnál nem kötelező az üzemanyag-számlák gyűjtése, hiszen az elszámolás a NAV normák és árak alapján történik. Ettől függetlenül, audit szempontjából, és az esetleges vitás kérdések elkerülése végett sokan továbbra is megőrzik ezeket.
- Naprakészség: Az útnyilvántartást folyamatosan, naprakészen kell vezetni, nem utólagosan, összevonva.
Költségtérítés munkavállalóknak
A munkáltató adómentes költségtérítést nyújthat a dolgozóknak saját gépjármű használata esetén, amennyiben az elszámolás az útnyilvántartás és az aktuális üzemanyagárak alapján történik. Ebben az esetben a térítés nem számít bérjövedelemnek, így nem terheli azt személyi jövedelemadó, továbbá a munkáltatónak sem kell cégautóadót fizetnie.
